Egal wie gut Ihr Hotel geführt wird – es ist nicht vor unerwarteten Situationen gefeit. Umso wichtiger ist es, sich und Ihr Personal so gut wie möglich im Voraus vorzubereiten. Wer auf solche Ereignisse vorbereitet ist, kann Probleme leichter bewältigen, wenn sie auftreten. Ohne jeglichen Plan für unerwartete Situationen kann es hingegen problematisch werden – besonders, wenn die zuständige Person keine Anleitung hat, an der sie sich orientieren kann. Schauen wir uns also an, wie Ihr Hotel mit unerwarteten Situationen umgehen kann.
Schulen Sie Ihr Personal
Natürlich schulen Sie Ihr Personal bereits. Auch wenn unerwartete Situationen unvorhersehbar sind, sparen allgemeine Vorgehensschritte für verschiedene Ereignisse Ihrem Personal viel Stress und Zeit. So können sie Situationen besser bewältigen und gehen sicherer damit um. Es ist außerdem eine gute Idee, Lösungen für unerwartete Wartungsprobleme, WLAN-Probleme oder Gästeprobleme in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen. Viele Ihrer Mitarbeitenden werden das zwar nicht brauchen, es sei denn, Sie möchten, dass sie ein ganz bestimmtes Protokoll befolgen.
Unerwartete Wartungsprobleme
Treten unerwartete Wartungsprobleme auf, ist es am wichtigsten, schnellstmöglich eine Reparatur zu planen und das Problem Ihren Gästen mitzuteilen. Natürlich trifft niemanden eine Schuld, wenn solche Fälle auftreten. Und die meisten Gäste haben damit kein Problem, weil sie verstehen, dass dies außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Dennoch gibt es manchmal unvernünftige Gäste, die sich über solche Situationen sehr aufregen. Wenn möglich, geben Sie Ihren Gästen ein kleines Geschenk. In solchen Situationen trägt das viel dazu bei, den Frieden wiederherzustellen und positive Bewertungen zu sichern. Ein kleines Geschenk kann alles Mögliche sein, von einem späteren Check-out über kostenlose Getränke bis hin zu einem kostenlosen Essen, falls Ihr Hotel ein Restaurant hat. Wenn Sie Ihrem Personal mitteilen, welche kleinen Geschenke in solchen Situationen erlaubt sind, kann es diese unerwarteten Situationen schneller und selbstständiger bewältigen.
Unerwartete WLAN-Probleme
WLAN-Probleme sollten zwar selten sein, können aber dennoch auftreten. In solchen Situationen ist es am besten, zunächst durch einen Neustart des Routers zu versuchen, das Problem zu beheben. Löst ein Neustart das Problem nicht, liegt möglicherweise ein größeres Problem vor. In diesem Fall sollten Sie Ihre Gäste darüber informieren. Es hilft auch, ihnen mitzuteilen, dass die Behebung bereits geplant ist. Können Sie Ihren Gästen in diesem Fall kleine Geschenke anbieten, ist das eine gute Idee. Solche Gesten tragen dazu bei, Gäste zufrieden zu halten. Und zufriedene Gäste erleichtern es Ihrem Personal, seine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Unerwartete Gästeprobleme
Unvorhergesehene Probleme mit Gästen können in vielen verschiedenen Situationen auftreten. Eines der häufigsten Szenarien in Hotels ist, wenn Gäste zu laut werden. Solche Situationen führen oft zu Lärmbeschwerden, um die sich Ihr Personal statt anderer Aufgaben kümmern muss. Doch Lärmbeschwerden, die nicht dem Personal gemeldet werden, können Ihrem Geschäft sogar noch mehr schaden. Denn diese Beschwerden tauchen dann in Online-Bewertungen auf und können Ihrem Online-Ruf und künftigen Buchungen erheblich schaden. Das ist natürlich nicht das einzige Gästeproblem, das in Ihrem Hotel auftreten kann. Es kann vorkommen, dass ein Gast in einem Ihrer Nichtraucherzimmer raucht. Unerlaubtes Rauchen kann bei der Reinigung des Zimmers und der Behebung von Schäden hohe Kosten verursachen. Noch schwieriger wird es, wenn Sie herausfinden müssen, wann der Vorfall geschah oder welchem Gast er zuzuordnen ist, um Schadenersatz zu erhalten. Zum Glück gibt es für diese Situationen eine Lösung.
Raumüberwachungsgeräte für unerwartete Situationen in Ihrem Hotel
Raumüberwachungsgeräte sind das beste Werkzeug für Hoteliers, um unerwartete Gästesituationen in ihren Hotels zu minimieren. Da die meisten Raumüberwachungsgeräte nur Lärm überwachen, ist es schwierig, eines zu finden, das alle Anforderungen Ihres Hotels erfüllt. Deshalb ist das beste Raumüberwachungsgerät für unerwartete Situationen in Ihrem Hotel Alertify. Alertify ist ein kleines Raumüberwachungsgerät, das mithilfe von Sensoren übermäßigen Lärm, Rauchen in Innenräumen, erhöhte Belegung, Temperaturveränderungen und Luftqualität erkennt. Nach der Installation erhalten Nutzerinnen und Nutzer anpassbare Echtzeit-Benachrichtigungen, sobald übermäßiger Lärm, Rauchen in Innenräumen, erhöhte Belegung oder Temperaturveränderungen erkannt werden.
Mit Alertify können Hoteliers in Echtzeit bei Gästeverstößen eingreifen, bevor Lärmbeschwerden oder Schäden entstehen. Hoteliers haben außerdem Zugriff auf das Online-Dashboard von Alertify. Dort können sie Live-Berichte darüber einsehen, welche Aktivitäten wann stattgefunden haben – als Nachweis für Gästeschäden. Auch die Berichte nach einem Vorfall liefern Hoteliers Nachweise für Gästeschäden. Diese Berichte lassen sich bei Streitigkeiten über Kautionen mit Gästen verwenden.