Ob groß oder klein – in jedem Hotel nimmt Verwaltungsarbeit den größten Teil Ihrer Zeit und der Zeit Ihrer Mitarbeitenden in Anspruch. Verwaltungsarbeit bringt Ihrem Unternehmen keinen direkten Gewinn, spielt aber dennoch eine wesentliche Rolle für den Betrieb. Wegen menschlicher Fehler muss Verwaltungsarbeit manchmal wiederholt werden, was noch mehr Zeit Ihrer Mitarbeitenden kostet. Im Durchschnitt verbringen Mitarbeitende etwa 60 % ihrer Zeit mit Verwaltungsarbeit und 13 % ihrer Zeit mit Planung und Analyse. Das bedeutet, dass ihnen nur etwa 27 % ihrer Zeit bleiben, um die Aufgaben zu erledigen, für die sie eingestellt wurden. Überall arbeiten Menschen dadurch weniger effektiv, als sie könnten. Die Folge sind längere Fristen. Zum Glück gibt es Wege, die Abläufe in Ihrem Hotel zu optimieren und Ihren Mitarbeitenden mehr Zeit für die Aufgaben zu geben, für die sie eingestellt wurden.
Ein klares System einführen
Ist Ihr Verwaltungsprozess verwirrend, verbringen Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit mit dieser Arbeit. Das ist keine effiziente Zeitnutzung. Um die Abläufe in Ihrem Hotel optimal zu gestalten, sollten Ihre Verwaltungsschritte sinnvoll aufgebaut sein. Erklären Sie diese Schritte klar und präzise. Das hilft, beseitigt aber nicht die Variable menschlicher Fehler. Menschen sind nicht perfekt und machen daher zwangsläufig Fehler. Auch wenn sich Ihre Mitarbeitenden bemühen, diese Fehler zu reduzieren, passieren sie trotzdem. Ein einfaches Verwaltungssystem hilft, diese Fehler zu minimieren. Eine Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen, ist die Nutzung einer zentralen Plattform für Ihre Arbeit. Am besten sollte dieses System auch so wenige Schritte wie möglich umfassen. Wenn Sie die Zeit Ihrer Mitarbeitenden freisetzen, trägt das erheblich zur Optimierung der Abläufe Ihres Hotels bei.
Verwaltungsteams
Achten Sie darauf, dass ein Team alle Verwaltungsaufgaben übernimmt. Organisieren Sie das so, wie es für Ihr Hotel am sinnvollsten ist – zum Beispiel, indem Ihr Team in Schichten arbeitet oder alle gleichzeitig. Wenn nur eine Person die Verwaltungsarbeit erledigt, kann sie darin untergehen. Gut organisierte Teams helfen Ihnen, die Abläufe Ihres Hotels zu optimieren, weil das Team die Arbeit schneller bewältigt. Das hält auch die Motivation Ihres Verwaltungsteams hoch, weil sich niemand überfordert fühlt. Versuchen Sie es mit Outsourcing, wenn Ihnen das Personal fehlt, um dieses Team aufzubauen. Es gibt viele Unternehmen, von denen Sie Mitarbeitende extern beziehen können. Wenn selbst diese Lösung derzeit nicht infrage kommt, stellen Sie virtuelle Assistenzkräfte ein. Seit Covid-19 sind eigene Plattformen zur Vermittlung virtueller Assistenzkräfte entstanden. Nehmen Sie sich die Zeit, eine oder mehrere Personen mit dem passenden Hintergrund zu finden. Zudem ist es kostengünstiger, virtuelle Assistenzkräfte einzustellen, da sie remote arbeiten, oft auf Stundenbasis.
Den Prozess automatisieren
Viele Bereiche der Verwaltungsarbeit lassen sich automatisieren. Am einfachsten zu automatisieren sind allgemeine FAQs für ankommende Gäste und geplante automatische Antworten. Auch computergenerierte Antworten können beim Versand von Bestätigungs-E-Mails an Gäste oder bei Rückfragen nach zusätzlichen Informationen eingesetzt werden. Zwar lässt sich nicht der gesamte Prozess automatisieren, doch er lässt sich durch den Einsatz effektiver Computerprogramme weiter optimieren. Mit den richtigen Programmen lässt sich Verwaltungsarbeit beschleunigen. Programme wie Guesty helfen Ihren Mitarbeitenden, über mehrere Kanäle hinweg auf einer Plattform zu arbeiten und Zeitpläne gleichzeitig einzusehen. Auch der Check-in-Prozess lässt sich automatisieren. Die Installation von Kiosk-Terminals, die den Check-in für Sie übernehmen, reduziert Warteschlangen und Wartezeiten und entlastet Ihre Mitarbeitenden.
Optimieren Sie nicht nur die Verwaltungsarbeit
Sie können in den Abläufen Ihres Hotels auch andere Bereiche als die Verwaltung optimieren. Zum Beispiel können Sie bei Personalengpässen in der Housekeeping-Abteilung Mitarbeitende extern hinzuziehen. Wenn Sie mehr Personal für die Verwaltungsarbeit einteilen und sich stärker zurückhalten möchten, installieren Sie Alertify. Alertify ist ein kleines, steckerfertiges Raumüberwachungsgerät, das Ihnen hilft, Gästebeschwerden zuvorzukommen. Das kann den Abläufen Ihres Hotels aus mehreren Gründen enorm helfen. Erstens minimieren Sie die Verwaltungsarbeit, weil weniger Beschwerden dringend bearbeitet werden müssen. Zweitens reduzieren Sie Lärmbeschwerden – die häufigste Beschwerde, die Hotels erhalten. Alertify überwacht Lärm, Rauch, Belegung und Temperatur raumweise. Hoteliers erhalten anpassbare Benachrichtigungen, sobald eine dieser Aktivitäten auftritt, damit sie prompt reagieren können. Hoteliers haben außerdem Zugriff auf ein Online-Portal, um jede erfasste Aktion und ihre Dauer einzusehen. Alertify hat einen niedrigen Stromverbrauch und erhöht daher den Energieverbrauch Ihres Hotels kaum. Das Gerät ermöglicht es Ihren Hoteliers, sich stärker zurückzuhalten und gleichzeitig ein Auge auf die aktuellen Gäste zu haben, ohne deren Privatsphäre zu verletzen. Optimieren Sie die Abläufe Ihres Hotels noch heute mit Alertify.